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公司:东莞市正中联和企业管理咨询有限公司
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请谨慎对待ERP软件升级
编辑:东莞市正中联和企业管理咨询有限公司   时间:2017-09-05

       Tip:无论ERP软件是决定进行升级还是保持现状不动,企业都要从实际出发,明确自身的实际需求和真实情况。否则,砸更多的钱进去升级还是会打水漂。只有在对关键因素进行权衡轻重前提下,再从均衡的角度出发,才能决定老ERP软件是进行升级还是暂时保持现状。
       如今,大部分公司的生存、成长都离不开ERP软件的支持。如同其它企业战略一样,ERP软件的升级也不能掉以轻心。事实上,从企业管理层的角度看,ERP软件升级早已不再是一件可有可无的事,ERP软件升级的权力也不是独自掌握在IT部门的手中,它已经成为一种关键的战略活动。因此,企业应该要了解ERP软件升级的必要性,掌握升级的时机以及升级前后需要部署的工作。
       前一段时间,公司委派我负责研究和判断公司的老ERP软件升级的必要性和可行性。准备工作我虽然做了很多很多,但结果还是差点儿出了问题。这里与大家分享我的一些经验总结,以作为前事不忘,后事之师。
       一.为什么要进行ERP软件版本升级?
     (1)什么是ERP软件版本升级?
       这里需要说明的是本文说的升级不同于ERP软件版本更新或打补丁,而是指大的版本升级。一般来说,ERP厂商会随着产品的不断稳定和功能的逐步完善而推出的小范围的更新版本或者大的版本升级。例如,Oracle ERP软件产品R10有10.0至10.7八个版本,R11有R11.0.0至R11.0.3四个版本。一般来说,ERP软件大规模的版本升级主要取决于技术上的变化和业务功能上的完善;而小范围的更新多数情况下是由于版本的不完善和功能的不足造成的。
       ERP软件大版本升级主要有两种原因:一是策略性的功能改进与提升,二是技术升级。具体来说,第一种是由于业务的变化引起对系统新功能的需求,即老系统不能满足新业务的变化,需要对原有系统进行升级。第二种主要是技术上的变化,比如以前受网络限制和技术限制,ERP软件选择的技术方式多是基于C/S架构,现在则多采用B/S架构。因此,随着功能模块的增加、设计思想的改变和技术架构的提升,正常的版本更新和升级是很自然的事情。
      (2)企业内部原因:老系统难以适应企业管理模式的变化
       据圣经记载,耶稣罹难之时背上的十字架承载了过去一切的罪孽与苦难。同样,老ERP软件也是企业身上不得不背负的沉重十字架。随着时间的推移,老系统会越来越老化,效率也会越来越低。例如,十年前ERP软件用的是当时最新的技术,但从现在的眼光来看,旧的技术在解决同一个问题时表现实在很糟糕。虽然依赖老系统的熟悉情绪总是存在的,但其实我们更要接受老技术已经过时,不能再适应新的经营环境挑战的现实。事实上,不断升级ERP软件使其更好的运行,不断提升运行效率,确保在变化的经营环境中的保持优势才是重中之重。因此,当老系统难以适应企业管理模式的变化时,该升级的还是要主动升级,这是技术始终要为满足业务需求服务的核心原则。
     (3)厂商外部原因:厂商停止旧版本的支持,客户被迫版本升级
      厂商支持因素也是客户被迫版本升级的原因之一,因为有些ERP软件厂商会对多年前的旧版本ERP产品停止技术支持。厂商的解释是老ERP软件使用的技术已经落后,旧版本将不再适应新的业务需求并将逐渐退出市场,在这些旧版本上再投资(包括客户和厂商)将是一种浪费,而且维护的代价会很高。这时,企业用户从厂商方面将无法获得老ERP软件的维护和服务支持,更严重的是老ERP软件所使用的旧技术的技术人员也大幅减少。如果不进行技术升级,老系统一旦崩溃,恢复时间将得不到保证,受到的影响不仅仅是使用的业务部门,而且可能是影响整个公司的运营。例如,当技术经历从DOS时代到WINDOS时代、从C/S架构到B/S架构、从局域网时代到互联网时代等变化时,企业客户也需要对ERP产品进行适时升级,否则就会处于竞争劣势。
       二.判断ERP是否需要升级的几个要点
       近年来,许多企业由于发展迅速以及管理水平的提升,吐故纳新进行ERP软件升级的需求纷纷浮出水面。但是,对于企业来说不可能像升级WINDOWS系统一样简单的对待ERP软件升级,企业需要考虑ERP升级的业务必要性、资金投入、升级繁简程度、工作量、人员安排和升级风险等各方面问题。ERP软件升级牵扯着企业每一个人的神经,同时也连着企业的每一根血脉,必须要慎重考虑以下几个问题:
     (1)系统升级的业务需求是否有必要?
      一般来说,ERP软件经过版本的升级后,会出现很多新的功能。但是这些新的功能企业是否用得着,或者说这些新功能所能够带来的价值,跟企业ERP软件升级过程中所面临的风险是否对称,这些都需要细心评估。其实ERP软件升级跟操作系统升级非常的类似,很多看起来非常花哨的功能,在实际工作中却很少用到。因此,如果升级后能够在很大程度上改善企业现有的管理,或者说某项新功能刚好可以弥补当前的不足,那么就可以考虑升级。相反,如果新版本的新增功能对于企业来说可用可不用的话,那么就没有必要进行升级。也就是说,判断是否需要升级,要看中其实际可能带来的价值,而不是为了追求技术上的先进性而升级。
      (2)数据迁移和二次开发是否能妥善处理?
       有句话形容数据在ERP软件的地位,就是"三分技术、七分管理、十二分数据"。升级系统意味着现有ERP软件中的有效数据要导入新系统。能否有效的导入数据,这对ERP软件切换以及新系统是否正常运行有着重要影响。尤其是在现有ERP软件运行数年,积累了上百GB数据的情形下,更需要仔细衡量历史数据的迁移方式和方法。因为ERP软件升级由于涉及到某些功能的变更,决不仅仅是数据库在不同存储设备之间的迁移那么简单,它更像是对以前ERP数据以及ERP软件业务流程的重新审视和考核。数据迁移稍有不慎,便会造成新系统不能正常工作,这与简单的数据库迁移有着本质区别。
       另外,许多企业的老ERP软件大多会有许多客制化的二次开发应用,而这些量身打造的功能,往往也会成为ERP软件升级最大的痛苦。因此,每一次的ERP软件版本升级,都必须要先评估是否有能力处理好老系统的二次开发的功能,否则就会造成业务运作的中断。
      (3)系统升级的时机是否恰当?
       ERP软件升级的工作量不亚于一次新的系统实施的工作量,因此不仅要认真考虑业务需求对系统升级的必要性,同时也要考虑如果需要升级的话,在什么时候进行升级比较好。一般来说,最好是选择在企业业务比较空闲的时候。例如,有些出口企业在圣诞节前几个月是生产销售的旺季,那么此时最好不要进行系统升级。因为系统升级本身就是一件麻烦的时候,忙中添乱只会更适得其反。所以,最好将系统升级的时间定在企业的生产淡季,避开企业繁忙的高峰期,以保证新旧系统交替的稳定性。
      (4)系统升级的资金成本是否准备好?
       俗话说:巧妇难为无米之炊。也许现有系统的技术是陈旧的,界面也是难看的,但升级ERP软件前绝对不能忽视对预算资金的评估,因为资金是ERP软件升级无法回避的要素。所以,企业在判断是否需要ERP软件升级时,除了考虑公司发展的业务需求外,关键还要考虑升级的资金费用是否已经准备好。否则,由于资金不到位而造成项目半途而废,就更得不偿失了。
       三.稳妥判断老ERP软件是否要升级的步骤
       ERP软件的升级改造,应该要保证稳定和平滑过渡的基础上,使其跟上业务发展的步伐,满足企业长远发展的目标。这就要求我们必须要有计划、要重视风险和避免冲动行事。以下是我公司判断ERP软件是否需要升级的几点血与泪的经验总结:
      (1)成立评估小组,评估ERP软件升级的必要性
       企业进行老ERP软件升级前需要先成立评估小组,人员包括业务部门和IT部门等多方面的人才。这个小组负责定义和考察老系统的各种利弊和新升级功能的优势评估。其中包括时间跨度、资源要求、预算能力和投资回报分析。因为对于任何公司而言,盲目的升级ERP软件都是不可取的,其中不但牵涉到是要花费人力、物力等成本,而且盲目升级还可能会导致商业流程运转中断。所以,ERP软件的升级战略首先应要评估升级的必要性,不但要取得管理层的支持,而且要与企业的长期与短期战略规划保持一致。(
      (2)分析升级前后系统的优点与不足
       这是判断是否需要升级的核心一步。只有明确分析升级前后系统的优点与不足,才可以做到有的放矢。主要包括老系统无法满足的业务需求、新系统的功能特点、业务流程先进性以及新系统运行效率等。例如,分析目前老ERP软件能不能满足目前企业发展的业务需求?如果能,仅仅是界面问题就没必要换,因为企业要的是效益和效率;如果确实不能满足企业发展的业务需要,在成本允许的条件下就要坚决升级。除此之外,还要从数据安全、软件兼容等多方面做出升级的风险分析和风险评估,提供给决策部门参考,以保证升级决策的正确性。
      (3)评估技术能力,保障升级平滑过渡
       ERP软件在升级过程中不可避免的会出现各种技术问题,IT部门作为ERP软件升级的主导部门,一定要为业务部门提供及时可靠的技术支持。因此,虽然企业正在应用老ERP软件,但是还需要确认企业是否已经准备好升级需要的能力支持,包括技术能力储备、技术人员储备等。要避免由于技术能力不足造成的不必要损失,和尽量避免草率升级带来的负面影响。否则,将会严重影响业务人员对系统的信赖感和接受度,不利于系统的平滑过渡。例如,升级过程中错误不断、补丁不断。
      (4)充分利用现有资源,做好沟通工作
       最后,判断老ERP软件是否需要升级还应该要充分与相关人员沟通。例如,公司各层人员的意见、建议都会给ERP软件的升级提供很大帮助。同样,不管现有老ERP系统如何杂乱无章,公司在计划升级系统前一定要先充分利用好现有的应用系统,而且在进行老系统升级时,要确保现有的资源能被充分的利用。
       总而言之,无论ERP软件是决定进行升级还是保持现状不动,企业都要从实际出发,明确自身的实际需求和真实情况。否则,砸更多的钱进去升级还是会打水漂。只有在对关键因素进行权衡轻重前提下,再从均衡的角度出发,才能决定老ERP软件是进行升级还是暂时保持现状。

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