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东莞ERP软件环境下采购管理的设计与实现
编辑:东莞市正中联和企业管理咨询有限公司   时间:2017-09-15

       随着经济的发展,ERP软件已成为现代企业管理的重要手段。ERP软件是MRPII思想的延伸,虽然它仍以MRP为核心,但其功能与技术已完全超越了MRP,它面向整个供需链管理,综合考虑了制造厂、供应商、分销商及客户等各方面的影响。ERP软件有三条主线:以生产管理系统为核心的“生产流”、以库存管理系统为核心的“物流”、以成本控制系统为核心的资金流”。
  采购管理系统是物流和资金流的重要组成部分,它对保证信息正常流动、交货期、降低成本等有着非常重要的作用。本文主要论述了某彩印公司ERP软件项目中采购管理子系统的设计与实现及其关键技术。
  1采购管理系统的总体设计思想
  1.1系统需求
  某彩印公司是以设计、印刷为主的中小型企业,有典型的流程工业特点,其模式为多品种、小批量系列化、按订单组织生产,按计划采购物料。由于工厂近几年发展很快,供应商和用户数增长较快,用户要求的交货期、价格、技术指标等越来越苛刻,而厂内信息共享程度差,很多重复工作,直接影响工厂效益。该公司原来使用的采购管理系统功能单一,只实现了采购单和供应商的录入,操作术不方便,速度很
慢。为此,该公司决定实施ERP软件
  1.2系统功能模块划分
  本ERP软件以生产计划流为主线,分业物管理、生产管理、库存管理、采购管理、人力资源管理、帐务监管和系统管理七个子系统。各个系统既能独立运行,又能组织一个大系统协同运行,子系统之间数据高度共享。
  其中采购管理系统不仅要能处理ERP软件主计划提出的采购要求并及时反馈执行情况,还要提供对供需链管理的相关支持。采购过程中伴随着相应的物流、资金流和信息流,本系统结合实际情况将采购管理系统划分为四个子模块,各模块功能如下:
  ①采购管理:这是采购管理子系统中最重要的模块,与库存管理子系统有较大联系,实现了对采购流程的跟踪管理,包括采购申请、制订采购计划、采购单管理,收货、退货管理等功能。
  根据各种请购信息,制订采购计划,通过询比议价选择最优供应商,然后生成采购单,通过发单作业将采购单实际发出。
  采购单管理包括维护和修改采购单、查询各种采种采购单的执行状态等。
  收货检验作业由专门的质检门门做,收货员根据采购单编号或直接查找未收完料的采购单,核对正确后开收货单,此时采购子系统会自动提示有新收货情况,可重新核对是否无误并根据收货质量自动计算此次收体贴的合格率,该合格率可人为供应商评估的参考。
  退货时先根据发票建立一个退货请求,货物出库,根据出库结果建立退货说明,并相应修改收货、付款情况。
  ②供应商管理:在一个管理先进的企业中,供应商被看作企业的一部分,因此对供应商的管理是相当重要的。该模块记录了供应商的各种信息,包括供货范围、供货能力、供货质量以及与本企业合作的交易记录。与一个信誉良好的供应商建立稳固的长期合作关系是至关重要的,所以本系统提供了一套完整的供应商评估流程,采用人工评分与系统自动评分相结合的评估制度,合理公正地评估供应商,使公司能和一些优秀供应商建立良好合作关系。
  ③采购结算:模块包括采购统计、应付款管理和发票管理。可根据不同要求统计某段时期的采购情况,生成相应报表。根据采购单制作相应付款计划生成报表,财务处付款后自
  1.4.1建立合理的请购体系,提高效率采购计划是根据采购申请制定的,生成采购申请有三种方式:
  ①人工请购
  在一个闭环ERP软件中,不应由手工录入采购项目,但为实现中小企业灵活采购的目的,企业一般希望有此功能以满足实际需要,如一些临时需要的物料可人工请购。
  ②MRP自动请购
  生产上需要什么再买什么,就不会多买,也不会增加库存负担。但这样无法满足实际需要,等到生产计划定好再采购,只会让生产部门等待,资源利用率低,也会使预计交货期延长,影响企业信誉,所以系统应能够提前请购。根据历史采购单提供的物料需求量、库存系统提供的实际库存量、采购单的在途中采购量和主生产排程等数据为依据,系统可计算出为满足计划生产所需的物料,生成请购建议,并以此作为采购计划的依据。
  物料采购的数据量可写一个大略公式:采购数量一(需求数量一库存数量级一在途数量+生产预定数量)*安全系数。
  再订购点法
  对于油墨、胶水等辅科,通常用再订购点法请购,它需要在物料文件中设定基本资料,如预设定订购点、经济订购量及安全存量等数据。一旦总库存量加上在途量等于或小于订购点,则发出数量为经济订购量的采购申请。这种作法可以由ERP软件自动请购,它不像MRP那样需要严谨的数据处理,但库存量要正确,预设订购点、经济订购量、安全存量等数据也要合理。
  以上三种请购方式保证了物料需求量的完整性和实时性,是订单生产式企业保证交货期、控制成本的重要手段。

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