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“体检”,企业ERP软件保健必由之路
编辑:东莞市正中联和企业管理咨询有限公司   时间:2017-09-25

     沈俊杰:工商管理硕士。从事企业信息化工作十多年,曾主导设计ERP系统结构及功能,辅导几十家各类企业实施信息化战略、规划及应用。是中国制造业信息化网站特约专家,AMT专栏专家及《企业管理》、《CIO通讯》等多种杂志期刊报纸的撰稿人。

    说到体检,大家自然想到的是对人体健康的定期或不定期检查,以保证在病苗出现的时候就采取措施,将它扼杀在糨抱之中。而这里谈到的ERP软件体检,与人体的体检有很大的相似之处。除了发现问题以外,ERP软件体检还可以促成系统的优化,不断提升ERP软件的应用层次,让ERP软件在企业的应用更加高效和深入。

       在拜访笔者负责的ERP客户时,泛泛地谈到ERP软件的应用情况,无论是ERP软件的项目经理还是老板,基本上都回答说我们的系统用得很好,基本上没什么问题。近期对一些企业ERP应用进行深入的检查,才发现应用情况并非想象的那么好。有些甚至比才上ERP的时候还差了。究其原因,就是ERP上线之后,原有的ERP项目组解散了,一些制定的项目管理制度也废弃了,ERP变成是IT部门的事情,而IT部门多数也只是在维护系统,保证系统在运转,有问题就解决问题,没问题也不会主动去找问题。况且,IT部门通常对企业的业务流程不是很熟悉,在很多企业IT部门的地位也不高,IT经理的层级与其它部门的层级差不多,有的根本就没有IT经理,就几个MIS人员,挂在某个部门下面。在这种架构下,IT部门既没有能力,也没权利去维持系统良好运转,更加不要说提高企业ERP的应用水平和深化应用了。

       但也有一些企业做得不错,ERP上线后,企业的ERP项目小组还是存在的,只不过不是专职的,而是在某个部门兼职在项目组。项目小组的成员一方面是监督ERP应用人员按照事先制订的规范来应用系统,保证系统数据的正确和及时性;另一方面,他们不断为提升ERP应用价值而提出问题和优化建议,尤其是当企业的业务流程发生改变的时候,迅速组织人员讨论对现有流程和系统作配合性的调整,以保证系统高效率运行。曾经有个客户,企业的业务已经改变几年了,ERP的流程还是几年以前规划的,根据现在的业务情况,其入库流程非常简单,供应商送货过来直接可以进车间现场仓库,但该客户还是沿用几年前先入材料仓库,然后再调拨到现场仓库的流程。不但手续繁多,库存也不准确,因为这些材料实际是存放在车间现场的仓库,所以在现场仓库,其库存有一部分是属于材料仓库的,另一部分才是真正的现场仓库的库存。所以库存非常乱。

       ERP项目小组必须保证定期会议制度,以检讨在运行过程中存在的数据问题、流程问题及其他规范性的问题,并针对问题找原因,并最终解决问题。在之前本人的作品《ERP预算规划探讨》文章中,提到ERP预算中必须分配二次开发费用,请注意,在ERP运行过程中,只要有项目组存在,只要有人在为ERP应用提升而工作,二次开发就不可避免。而且,应用得越深入,二次开发的内容就会越多。

       上面所讲到的内容其实都是指企业内部的ERP体检和保健,只有这些工作长期持续下去,ERP才不会慢慢失去应有的价值,而且还会产生更大的价值。当然,除了企业内部的体检,一年一到两次的外部体检也很重要,主要请到ERP的供应商对ERP的应用状况做专业的检查,对数据进行分析、对系统流程和业务流程进行分析以便找出ERP系统运行中的问题。前不久对一家企业做了ERP体检,做完体检后我们跟老板做了一个总结汇报,公司所有高管都参加,做完汇报,老板非常激动,一方面是为企业发现了很多的问题,这些问题得到改善将为企业带来非常大的经济效益,另一方面,老板对企业运行情况有了一次比较全面的了解。老板当场要求我们半年后再为他们做一次体检。对ERP应用能让自己对企业的情况在一两个小时内全面了解非常满意。

       因此,在内部不断的稽核和优化的前提下,适当的请外部专业公司或人员对ERP运行情况进行评估是一个非常值得企业去做的事情。


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